Узнайте, что такое корпоративная книга записей.

Узнайте о корпоративной книге учета, почему важно вести учет, что включать в нее, и кто несет ответственность за ее обновление.

Узнайте, что такое корпоративная книга записей.

Корпоративные документы – это документы, которые американской корпорации необходимо хранить, чтобы показать, что она функционирует в соответствии с требованиями Налоговой службы и законодательства штата, в котором зарегистрирована компания (учреждена в качестве юридического лица).

Что такое книга корпоративных записей?

Некоторые корпорации имеют корпоративную учетную книгу, которая включает в себя все необходимые документы. В других случаях корпоративные документы хранятся в режиме онлайн или в картотечном шкафу. Данные должны находиться в одном месте и быть доступны, если Налоговая служба проведет аудит вашей корпорации.

Вы также можете хранить корпоративные записи “в облаке”, но эти записи могут включать конфиденциальную информацию и собственные процессы, поэтому убедитесь, что ваш сервер безопасен. Сьюзан Уорд, эксперт по вопросам малого бизнеса и Канады, написала замечательную статью о документообороте, которая может помочь вам с этим проектом.

Зачем нужны корпоративные документы

Корпоративные документы необходимы для того, чтобы показать, что корпорация функционирует надлежащим образом, как того требует Налоговая служба, показать, что она является отдельным юридическим лицом, и сохранить корпоративную защиту от ответственности.

Как создаются корпоративные документы и кто их хранит

Корпоративные документы формируются советом директоров вашей корпорации. Совет директоров создает такие документы, как устав вашей корпорации и годовые отчеты. Совет также создает и редактирует такие документы, как ходатайства и протоколы в ходе заседаний совета.

Корпоративный секретарь, как правило, уполномочен хранить все корпоративные документы. Разумеется, все записи должны быть подписаны, и все предпринятые действия должны сопровождаться документацией. Если корпорация владеет акциями, корпоративный секретарь (обычно офис этого лица) ведет учет данных о владельцах акций. Корпоративный секретарь также перечисляет на каждом заседании Совета директоров присутствующих и отсутствующих членов Совета директоров.

Ведение учета резолюций Совета директоров

Советы директоров компаний утверждают общую политику и решения (решения) и не участвуют в повседневном процессе принятия решений в бизнесе. Одним из важнейших направлений деятельности совета директоров является принятие решений. Резолюции – это, в основном, документы, которые фиксируют решения совета. Корпоративные решения могут приниматься по многим вопросам, в том числе:

  • Учет крупных сделок Корпорации
  • Утверждение контрактов
  • Учет сделок купли-продажи недвижимого имущества (земли и зданий)
  • прием на работу или увольнение большого количества сотрудников
  • Экспансия на новый рынок или новое местоположение

Все эти и другие решения должны быть зафиксированы.

Какие другие записи должны быть включены в отчет?

  • Ваш Учредительный договор и любые статьи, вносящие поправки в настоящий документ. Эти статьи хранятся в вашем штате, но вам все равно нужна копия оригинала и все изменения.
  • Устав компании. Наличие во внутренних документах акционерного общества руководящих принципов работы совета директоров Корпорации. Внутренние документы включают обязанности должностных лиц компании, информацию о годовом собрании акционеров, а также о том, как совет директоров определяет политику и порядок голосования.
  • Протоколы всех собраний акционеров и директоров, в том числе годового собрания
  • Годовые отчёты
  • Реестр акционеров для учета сделок с акциями и владения акциями.
  • Корпоративный бизнес и налоговые решения
  • Решения о найме и назначении на работу
  • Директор Урегулирование конфликта интересов
  • Решения по кредитам, выданным Корпорации и предоставленным Корпорации
  • Резолюции в отношении вознаграждений работникам и пенсионных планов
  • Дивидендные решения по акциям

Соблюдайте закон штата при формировании совета директоров и ведении документации

При создании корпорации вам необходимо будет связаться со своим государством, чтобы убедиться, что вы следуете государственным инструкциям по организации и управлению вашей корпорацией. Во всех штатах действуют особые правила, регулирующие деятельность корпораций. За дополнительной информацией обращайтесь к госсекретарю штата или к своему адвокату.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: