Руководство для малого бизнеса по инвентарному контролю

Инвентаризационный контроль требует воспроизводимых, проверенных процессов, и вы должны знать, что у вас под рукой и сколько из этого имеется в наличии для отправки. Узнайте больше.

Руководство для малого бизнеса по инвентарному контролю

Прежде чем малый бизнес сможет разумно дать обещание предоставить услуги своим клиентам, он должен иметь некоторую уверенность в том, что у него есть то, что заказывали его клиенты. Для того чтобы малый бизнес мог таким образом контролировать свои запасы, он должен иметь процессы подсчета, проверки и аудита всех товаров, находящихся в его инвентаризации. Цель любой системы инвентарного контроля должна заключаться в достижении 100% точности. Это означает, что вы не только знаете, что у вас под рукой, но и сколько из этого доступно для транспортировки.

Как узнать, если у вас возникла проблема с инвентарным контролем.

Существует несколько методов, которые можно использовать для испытания под давлением процессов управления запасами. Один из методов – это проверка недавно пропущенных отправлений Вашим клиентам. Были ли какие-либо из этих пропущенных поставок из-за непонимания того, что у вас есть под рукой и что вы готовы отправить?

Например, у вас могло быть по 100 штук в Части А, и клиент попросил по 100 штук в каждой. Но вам не нужно было отправлять его до следующей недели, так что 100 штук по Части А находились на вашем складе. На следующий день другой клиент позвонил и попросил по 100 штук от каждой из частей A. Вас не было в офисе, вы занимались 40 миллионами других дел, которыми должен был заниматься владелец малого бизнеса, поэтому ваш другой сотрудник ответил на звонок. Тот еще один сотрудник проверил и увидел 100 экземпляров каждой из частей А, сидящих там, и отправил их второму клиенту.

На следующей неделе вам нужно было отправить по 100 штук каждой из частей А первому клиенту, но его там не было.

У вашего малого бизнеса могут быть проблемы с контролем запасов. Важно знать не только то, что есть у вашего малого бизнеса, но и то, что у вас есть, чтобы доставить. В вышеприведенном случае, хотя ваш сотрудник видел, что вам нужно отправить по 100 штук Части А, не было процедуры, позволяющей сообщить ей, что по 100 штук каждая была отправлена другому клиенту.

Межэтажный аудит

Другой метод, который вы можете использовать для проверки вашего инвентарного учета, заключается в проведении аудита от пола до листа. Это означает, что вы выходите на склад (или складскую комнату, или кладовую, или гараж – где бы ваш малый бизнес ни хранил свои запасы) и выбираете несколько товаров для подсчета.

Позже мы обсудим, на сколько позиций рассчитывать, но когда вы закончите, вы перенесёте эти данные в систему, которая отслеживает инвентаризацию. Это может быть Ваша WMS (система управления складом), ERPMRP (планирование материальных потребностей предприятия), электронная таблица Excel, бухгалтерская книга или, возможно, куча Post-Its. Если у вас нет системы, которая отслеживает ваши запасы – даже если это всего лишь куча почтовых ящиков – у вас возникнут проблемы с контролем запасов.

При аудиторских проверках по этажам вы затем сравниваете физический подсчет, который вы только что провели, с тем, что считала необходимым ваша система инвентарного контроля. Опять же, ваша цель должна быть 100% точностью. Знаете ли вы, что, если ваши физические данные не полностью совпадают с данными вашей системы инвентарного учета, которые, по вашему мнению, у вас есть? Можете ли вы принять контрмеры, чтобы предотвратить повторение этого? Некоторые из наиболее популярных причин, которые не совпадают, включают в себя следующие:

  • Вы получили посылку от поставщика, но запчасти в коробках не считали. На упаковочный лист не следует рассчитывать со 100% точностью. Откройте ящики и посчитайте содержимое. Если ваш поставщик говорит, что он отправил вам 1000 деталей, и он отправил вам только 990 деталей, и вы не поймете ошибки – у вас не только проблемы с контролем запасов, но и вы можете в конечном итоге быстро отправить своих клиентов.
  • Вы отгружали детали заказчику, но неправильно уменьшали запасы. Или вообще. Убедитесь, что вычитаете исходящие грузы из общего количества запасов в режиме реального времени.
  • Проблемы с качеством заставили вас удалить часть запасов из полезной кучи запасов. Однако ваша система инвентарного учета не имеет возможности проводить различие между пригодными и непригодными для использования, поэтому ваша система говорит, что у вас есть больше, чем вы можете использовать. Возможность различать пригодные для использования и непригодные для использования запасные части – это не только важная функция, позволяющая отслеживать детали с проблемами качества, но и механизм распределения запасов среди клиентов при сохранении этих деталей на складе.
  • Ваша продукция ценна и проста в уходе? Компания, которая продает наковальни, может иметь меньше проблем с кражей, чем компания, которая продает золотые монеты. Убедитесь, что ваш план инвентарного контроля включает в себя способ поддержания безопасности вашей продукции. И внедрить программу подсчета циклов, которая поможет вам следить за вашими запасами.

Подсчет циклов Основы программы Подсчета циклов

Программа подсчета циклов – это то, что происходит во время подсчета от этажа к листу. Программа подсчета циклов – это процесс, при котором вы регулярно подсчитываете процент ваших деталей, чтобы в течение года вы считали их все (или, по крайней мере, все ваши самые ценные детали).

Вы можете использовать программу подсчета циклов в сочетании с ежегодной физической инвентаризацией, которая, как правило, помогает сократить отклонения в данных физической инвентаризации. Некоторые компании используют циклический подсчет вместо ежегодной физической инвентаризации, но я не рекомендую этого делать.

Чтобы определить параметры вашей программы подсчета циклов, необходимо определить:

  • Сколько всего запчастей вы должны считать?
  • Ты собираешься пересчитывать их все в течение года? Если нет, то как вы собираетесь определить точку отсечения? Как правило, компании следуют правилу 80-20, т.е. 80% от инвентарной стоимости ваших запчастей приходится на 20%, так что сосредоточьтесь на подсчёте 20%.
  • Как часто ты будешь считать?
  • Кто будет вести подсчет голосов? Если ваша компания достаточно велика, то счетчиком циклов должен быть тот, чья производительность труда связана с точностью инвентаризации. Это помогает устранить любой потенциальный конфликт интересов в процессе подсчета циклов. Подсчет циклов – это аудит, а не инструмент оценки эффективности работы.
  • Как будет проводиться подсчет голосов? Предпочтительным методом является процесс “от пола до листа”. На счетчике циклов должен быть указан список номеров деталей и местоположения. Затем счетчик опускается на пол и пересчитывает их. Он понятия не имел, сколько их там должно быть. Другим методом является подсчет от листа к полу. Это обратная ситуация по отношению к методу “от пола к листу”. Метод “от листа к полу” начинается, когда вы передаете счетчику список деталей и их соответствующий подсчет в соответствии с вашей системой учета товарно-материальных запасов. Затем счетчик проверяет физические величины на полках в сравнении с количеством в системе.

Понимая вышеуказанные факторы процесса подсчета циклов, вы можете построить свою программу подсчета циклов. Например, если у вас 500 номеров деталей, и вы можете считать раз в неделю, то вы можете считать 10 частей в неделю (или только две в день). К концу 50-недельного года вы отсчитаете все 500 артикулов. Просто не забывайте считать разные номера деталей при каждом подсчете, чтобы избежать пересчета одного номера детали и недосчета другого.

В ходе этого процесса важно знать, когда заканчивается подсчет запасов. Вот почему счетчик циклов не должен быть начальником склада или менеджером по управлению запасами. Это человеческая природа для этих сотрудников, чтобы установить исправления на месте, не доведя основные проблемы до сведения руководства. Будучи владельцем или менеджером малого бизнеса, вы должны знать, когда основные процессы управления запасами не работают, чтобы вы могли принимать контрмеры для предотвращения проблем в сфере переработки и сбыта.

Решение проблем инвентарного контроля

Программа подсчета циклов в сочетании с ежегодной физической инвентаризацией имеет большое значение для решения проблем инвентарного контроля. Программы подсчета циклов помогают выявить недостатки в управлении запасами, но именно от вас зависит внесение изменений для исправления проблем, которые обнаруживает ваша программа подсчета циклов.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: