Как долго хранить деловую документацию для CRA или IRS?

Здесь указано, как долго вам нужно хранить данные о вашем бизнесе после подачи налоговой декларации в CRA или налоговую инспекцию.

Как долго вы должны хранить деловую документацию для CRA или IRS?

Количество лет в Канаде и США различно.

Вопрос: Как долго мне нужно хранить свои деловые документы?

Отвечай:

Для целей налогообложения вам необходимо хранить налоговые декларации и другие деловые документы в течение шести лет, если Канадское налоговое агентство (Canada Revenue Agency, CRA) решит проверить ваши налоговые декларации и/или провести аудит вашего малого бизнеса. Это включает в себя записи в бумажной или электронной форме и должно включать всю подтверждающую документацию по доходам и заявления о возмещении расходов, подлежащих вычету.

В случае налоговой декларации в США «вести учет в течение трех лет с даты подачи первоначальной декларации или двух лет с даты уплаты налога, в зависимости от того, что наступит позднее, если вы подадите заявление о зачете или возврате средств после подачи декларации». Ведите учет в течение семи лет, если подаете иск о возмещении убытков по бесполезным ценным бумагам или вычету безнадежных долгов» (IRS).

Узнайте больше:

На самом деле, Налоговое агентство Канады (Canada Revenue Agency, CRA) утверждает, что «если вы подаете декларацию вовремя, храните ее в течение как минимум шести лет после окончания налогового года, к которому она относится» (курсив добавлен). Однако эти шесть лет относятся к концу периода, за который была подана налоговая декларация, поэтому для подачи налоговой декларации в 2015 году вы должны вести учет до 31 декабря 2021 года (один день менее семи лет). Большинство предприятий хранят свои записи в течение семи лет, чтобы избежать путаницы.

Если ваши записи в электронном виде, они должны быть доступны в формате, доступном для чтения в CRA. Дополнительную информацию о требованиях к ведению электронного документооборота см. в циркуляре CRA IC05-1R1 «Ведение электронного делопроизводства».

IRS может принимать электронные бухгалтерские записи из наиболее популярных бухгалтерских программ и может запросить их для того, чтобы сократить бумагу на бумаге и уменьшить потребность в последующих запросах.

Что делать, если я подаю апелляцию на налоговое решение?

В канадских налоговых декларациях CRA также предупреждает, что если вы подали налоговое заявление или апелляцию, вы должны хранить свои данные до урегулирования вопроса и до истечения срока для подачи любой последующей апелляции (что может означать хранение данных за определенный финансовый год более шести лет).

То же самое относится и к обжалованию налогового решения в США — храните все записи до завершения апелляционного процесса.

Следует также отметить, что при обжаловании налогового решения, помимо хранения копий всей бумажной корреспонденции, необходимо также вести письменные записи каждой встречи или телефонного разговора с сотрудниками налоговых органов, включая дату, время и тему разговора. Хранение подробной документации повысит шансы на успех апелляции.

Могу ли я получить исключение из правила шести лет?

Если Вы хотите распорядиться своими деловыми записями в Канаде до истечения минимального шестилетнего периода, Вам необходимо получить письменное разрешение от директора Вашей налоговой службы. Для этого следует использовать бланк T137 «Запрос на уничтожение книг и записей». Канадское налоговое агентство может предоставить, а может и не предоставить исключение. Если вы уничтожите свои бумажные или электронные документы до истечения шести лет без разрешения CRA, вы можете быть подвергнуты уголовному преследованию.

Обратите внимание, что CRA может также потребовать, чтобы некоторые или все записи сохранялись в течение дополнительного периода времени.

Что делать, если я закрою свой бизнес?

Если ваше предприятие не зарегистрировано (например, является индивидуальным предпринимателем или товариществом), вы также должны хранить свои записи в течение шести лет с конца прошлого налогового года. Учрежденная компания должна хранить записи в течение двух лет с даты роспуска корпорации.

Что делать, если мои записи утеряны, украдены или уничтожены (пожаром, наводнением и т.д.)?

Если вы потребовали вычетов, но не можете предоставить соответствующие подтверждающие документы по запросу CRA или IRS, то в удовлетворении ваших требований, скорее всего, будет отказано. Если документы были украдены или уничтожены в результате действия непреодолимой силы, или если вы можете предоставить доказательства кражи или уничтожения, такие как фотографии повреждений, копии полицейских или пожарных отчетов и т.д., CRAIRS может более благосклонно рассмотреть ваши претензии. Однако при вычете вычетов бремя доказывания лежит на налогоплательщике.

Вы несете ответственность за принятие всех разумных мер для обеспечения сохранности Ваших бумажных книг и записей, независимо от того, хранится ли они в Вашем собственном офисе или третьей стороной (например, бухгалтером или бухгалтером). Резервные копии должны создаваться и храниться в безопасном хранилище или (для электронных документов) на резервных носителях или в облачном хранилище.

Если у вас нет резервных копий, вам нужно будет приложить все усилия для восстановления ваших записей, связавшись с банками, компаниями, выпускающими кредитные карты, поставщиками и т.д. для получения копий ваших записей. Вам также может потребоваться помощь юриста по налогам для ведения переговоров с CRA или IRS.

Gefällt dir dieser Beitrag? Bitte teilen Sie es Ihren Freunden mit:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: